Recientemente, la Superintendencia de Sociedades ha impuesto dos multas a un Oficial de Cumplimiento tercerizado de una reconocida empresa del sector textil. La razón de esta sanción fue: diversas fallas en la ejecución de sus funciones, principalmente, la falta del alcance en la elaboración de la matriz de riesgos, capacitaciones a las contrapartes durante una visita programada por parte de la Superintendencia de Sociedades para verificar el cumplimiento del SAGRILAFT y PTEE, así como también por los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada tanto en el Sistema como en el Programa. Este caso resalta la importancia de contar con un manejo adecuado y profesional del cumplimiento normativo, así como los riesgos que pueden surgir cuando se externalizan funciones críticas sin la debida atención.
Antecedentes de los hechos
La Superintendencia de Sociedades realizó una visita a las instalaciones de una reconocida empresa del sector textil donde su objetivo principal era verificar el cumplimiento del Sistema de Autocontrol del Riesgos Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT), mediante la Resolución 240- 018309 y Programa de Transparencia y Ética Empresarial, mediante la Resolución 240- 018310, ambas expedidas el 12 de septiembre de 2024. Durante la visita, se identificaron diversas fallas graves en las funciones del oficial de cumplimiento tercerizado, entre ellas, la falta de acceso a las matrices de riesgos de LA/FT y C/ST, lo que dio pie a la imposición de sanciones.
A mediados de julio de 2024, la Superintendencia formuló cargos contra el oficial de cumplimiento, sin embargo, el ente transcribió de manera errónea los valores numéricos con el valor en letras, es por ello que la Superintendencia de Sociedades concluyó que los incumplimientos fueron confirmados, lo que resultó en la imposición de dos sanciones el 12 de septiembre de 2024. Dichas multas, tiene un valor cada una de seis millones de pesos, equivalentes a 547 UVB (Unidad de Valor Básico).
Las Fallas que desencadenaron las sanciones
El principal motivo de la sanción fue la falta de acceso a las matrices de riesgos SAGRILAFT y PTEE por parte del Oficial de Cumplimiento. Estas matrices son fundamentales para evaluar, monitorear y controlar los riesgos asociados al Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Corrupción y Soborno Transnacional, donde el Oficial de Cumplimiento no pudo proporcionar la información adecuada durante la visita administrativa ya que no contaba con las matrices de riesgos y no cumplían las características del sujeto obligado, tales como tipo de negocio, operaciones, tamaño, contrapartes, canales de comercialización, áreas geográficas de operación ya que eran matrices de riesgos cuenta con un diseño bajo la metodología de la empresa tercerizada.
Ausencia de verificación del cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada.
A pesar de que la Superintendencia de Sociedades encontró que la empresa estaba realizando de manera correcta este procedimiento de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensifica, resalta que la empresa tercerizada debía capacitar a la empresa para tener un amplio conocimiento de este procedimiento.
Asimismo, el formato de conocimiento de las contrapartes es apenas una fuente de Debida Diligencia que debe ser acompañada de otras acciones para concretar un procedimiento con Enfoque Basado en Riesgo, pues no todas las partes ofrecen riesgo o el mismo nivel de riesgo
Un programa de capacitación insuficiente, que no abordó de manera integral los elementos esenciales sobre el SAGRILAFT y PTEE.
Durante el desarrollo de la visita, se constató que el Oficial de Cumplimiento había incurrido en diversos incumplimientos en el ejercicio de sus funciones relacionadas con la implementación del SAGRILAFT y PTEE, específicamente en los siguientes aspectos:
- la coordinación de las capacitaciones internas en la Sociedad,
- la verificación del cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada,
- el diseño de metodologías para la clasificación, identificación, medición y control del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (Riesgo LA/FT/FPADM) y Riesgo de Corrupción y Soborno Transnacional (Riesgo C/ST), y
- la realización de la evaluación correspondientes de los Riesgos LA/FT/FPADM – C/ST.
En este sentido, la Superintendencia de Sociedades evidenció que el material suministrado por el Oficial de Cumplimiento contaba con solo una pregunta, reafirmando que este documento no es válido para demostrar la adecuada realización de las capacitaciones y resulta insuficiente para abordar de manera integral los elementos esenciales sobre los cuales los empleados de la Compañía deben ser instruidos.
Este incidente pone en evidencia varios puntos críticos para las empresas obligadas a implementar SAGRILAFT y PTEE:
- Acceso y manejo adecuado de las matrices de riesgos: Las matrices de riesgos deben ser diseñada específicamente para cada sujeto obligado, y no puede ser tratada de manera estándar y desentenderse por lineamientos internos por la empresa tercerizada. La falta de personalización en esta herramienta puede resultar en sanciones legales, económicas, reputacionales, operativas y de contagio.
- Capacitación continua y adecuada: Las capacitaciones deben ser profundas y dirigidas directamente a los empleados. No basta con enviar formularios o correos electrónicos con preguntas aisladas. El oficial de cumplimiento tiene la responsabilidad directa de garantizar que todos los empleados comprendan los riesgos y la importancia de las normativas de SAGRILAFT y PTEE.
- Importancia de un oficial de cumplimiento comprometido y capacitado: Si bien la tercerización puede ser una solución viable, es esencial que los profesionales a cargo del cumplimiento sean altamente capacitados, tengan acceso total a la información relevante y se encuentren involucrados de manera integral en todos los procesos de la empresa.
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- Capacitación continua y adecuada: Ofrecemos programas de capacitación detallados y estructurados para todos los empleados, garantizando su comprensión y preparación frente a los riesgos de LA/FT y C/ST, esto también con una evaluación para tener la constancia de que todos conocen el SAGRILAFT y PTEE.
- Gestión integral del cumplimiento: Nuestro equipo de oficiales de cumplimiento no solo se limita a la asesoría, sino que se involucra profundamente en cada paso del proceso, garantizando la ejecución exitosa de los programas de cumplimiento.
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