Actualizado el 14 de julio de 2026
La Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo regula actualmente la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo de las historias clínicas relacionadas con la salud laboral en Colombia.
El periodo de transición otorgado para ajustar procesos administrativos, técnicos y operativos ya terminó. Por tanto, en 2026 los empleadores deben tener implementados los nuevos tipos de evaluación, los procedimientos de confidencialidad, la gestión de recomendaciones médicas y los controles antidiscriminatorios previstos en la norma.
La resolución aplica a los trabajadores del país independientemente del sector económico, el tipo de vinculación o su afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales. También reemplazó el marco anterior contenido, entre otras, en las resoluciones 2346 de 2007 y 1918 de 2009.
¿Qué cambió con la Resolución 1843 de 2025?
La norma amplió y precisó los momentos en los que debe evaluarse la condición de salud de una persona frente a los riesgos y requerimientos de su labor.
El objetivo no es utilizar los exámenes como un mecanismo de exclusión, sino identificar condiciones de salud, definir recomendaciones, prevenir agravaciones y establecer si se requieren ajustes en el cargo o en el entorno de trabajo.
Tipos de evaluaciones médicas ocupacionales
| Evaluación | ¿Cuándo se realiza? | Finalidad principal |
|---|---|---|
| Preocupacional o de preingreso | Antes de iniciar la relación laboral | Determinar la compatibilidad entre la condición de salud, el cargo y sus riesgos |
| Periódica programada | Durante la relación laboral | Vigilar los efectos de la exposición a factores de riesgo |
| Periódica por cambio de ocupación | Cuando cambian funciones, cargo o exposición | Evaluar la adaptación a los nuevos riesgos |
| Egreso | Al terminar la relación laboral | Registrar el estado de salud al momento del retiro |
| Post-incapacidad | Después de una incapacidad igual o superior a 30 días calendario, o antes si la condición lo requiere | Definir condiciones seguras para la reincorporación |
| Retorno laboral | Después de una ausencia no médica igual o superior a 90 días calendario | Verificar la compatibilidad funcional con el cargo |
| Seguimiento o control | Cuando debe monitorearse una condición, restricción o recomendación | Revisar evolución y efectividad de los controles |
La evaluación de egreso debe efectuarse dentro de los cinco días hábiles posteriores a la terminación de la relación laboral. Las evaluaciones periódicas deben definirse con base en los riesgos, el estado de salud y criterios técnicos; aun en situaciones excepcionales, su periodicidad no debe superar tres años.
Evaluación post-incapacidad y retorno laboral: no son lo mismo
La evaluación post-incapacidad procede cuando la ausencia tiene origen médico y alcanza 30 días calendario o más. También puede ordenarse antes cuando el estado de salud o las características del trabajo lo justifiquen.
La evaluación por retorno laboral aplica cuando el trabajador estuvo ausente durante 90 días calendario o más por una causa no médica, como una licencia no remunerada o una suspensión prolongada.
En ambos casos, el objetivo es verificar si la persona puede retomar sus funciones, si requiere restricciones temporales o si deben adaptarse las condiciones del puesto.
Obligaciones de los empleadores
Asumir los costos de las evaluaciones
El empleador debe cubrir los costos de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las pruebas complementarias que sean necesarias de acuerdo con los factores de riesgo del cargo.
Cuando una evaluación periódica requiera un traslado intermunicipal, también debe asumir los costos aplicables de desplazamiento y manutención, incluidos alojamiento y alimentación cuando corresponda. Estos valores no deben trasladarse al trabajador.
Suministrar información completa sobre el cargo
El prestador y el médico evaluador deben conocer:
- Funciones del trabajador.
- Perfil del cargo.
- Factores de riesgo.
- Tiempo y nivel de exposición.
- Medidas de control existentes.
- Requerimientos físicos, mentales y sociales de la labor.
Un profesiograma genérico o desactualizado puede producir evaluaciones que no reflejen los riesgos reales del puesto.
Aplicar recomendaciones en máximo 20 días hábiles
Las restricciones, recomendaciones y adaptaciones incluidas en el concepto médico deben ser gestionadas por el empleador en un término no superior a 20 días hábiles.
La empresa debe documentar las acciones adoptadas, el responsable, la fecha de implementación y el seguimiento realizado dentro del SG-SST.
Esto puede incluir:
- Ajustes ergonómicos.
- Modificación temporal de tareas.
- Restricciones de carga o movimiento.
- Cambios en turnos o exposición.
- Reubicación temporal.
- Seguimiento médico ocupacional.
- Evaluación de medidas de prevención adicionales.
El concepto no debe archivarse sin gestión. La empresa debe demostrar que analizó y ejecutó las recomendaciones o que documentó técnicamente las razones y alternativas aplicadas.
Entregar el concepto al trabajador
El empleador debe comunicar al trabajador el concepto médico ocupacional y conservar evidencia de la entrega.
Este documento permite conocer la aptitud, restricciones y recomendaciones aplicables, pero no autoriza al empleador a acceder a diagnósticos o información clínica reservada.
Confidencialidad de la historia clínica ocupacional
La historia clínica ocupacional es un documento privado y sometido a reserva. Su custodia corresponde a la institución prestadora o al profesional autorizado que realizó la evaluación.
El empleador solo debe recibir el concepto médico ocupacional con la información funcional necesaria para gestionar el puesto de trabajo. No debe recibir diagnósticos, resultados clínicos detallados ni copias de la historia clínica para anexarlas a la hoja de vida.
Las áreas de Talento Humano y SG-SST deben limitar el acceso al concepto y tratarlo conforme a las reglas sobre protección de datos sensibles.
Pruebas de embarazo, VIH y serología
La Resolución 1843 establece medidas específicas para evitar que los exámenes médicos se utilicen como mecanismos de discriminación.
Prueba de embarazo
No puede exigirse como requisito general para acceder o permanecer en un empleo.
Solo podrá solicitarse con consentimiento previo de la trabajadora cuando el cargo implique riesgos reales o potenciales que puedan afectar negativamente el desarrollo normal del embarazo. La empresa debe contar con una justificación técnica relacionada con el puesto.
Cuando se exige injustificadamente, se presume un trato discriminatorio y corresponde al empleador desvirtuar esa presunción.
Prueba de VIH
No puede solicitarse como requisito general dentro de los procesos de contratación o selección. La norma contempla una excepción limitada para ocupaciones en las que existan riesgos reales o potenciales para la salud del trabajador o de terceros.
Serología VDRL
Su exigencia está prohibida como requisito de acceso o permanencia en una actividad laboral. No debe incluirse de manera rutinaria en los paquetes de exámenes preocupacionales.
Pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas
La resolución también regula las pruebas de alcoholemia, alcoholimetría y detección de sustancias psicoactivas.
Estas pruebas no deben aplicarse indiscriminadamente. Deben estar orientadas a prevenir accidentes y enfermedades laborales, justificadas técnicamente dentro del SG-SST y dirigidas a actividades que representen riesgos para otras personas o impliquen responsabilidad sobre terceros.
Además, deben integrarse a un programa empresarial de prevención del consumo de alcohol y drogas, con protocolos claros sobre autorización, cadena de custodia, confidencialidad y actuación frente a resultados.
Pausas activas y promoción de la salud
La Resolución 1843 también refuerza la obligación de implementar programas de pausas activas durante la jornada laboral.
Estas actividades deben orientarse a la prevención y promoción de la salud física y mental, considerando las características del trabajo y evitando prácticas discriminatorias o excluyentes.
Checklist para empleadores en 2026
Las organizaciones deberían verificar como mínimo los siguientes aspectos:
- Matriz legal actualizada con la Resolución 1843 de 2025.
- Procedimiento interno de evaluaciones médicas ocupacionales.
- Profesiogramas alineados con la matriz de peligros.
- Periodicidad definida y justificada por cargo.
- Contrato actualizado con el prestador de medicina laboral.
- Ruta para incapacidades de 30 días o más.
- Ruta para retornos después de ausencias no médicas de 90 días o más.
- Protocolo para aplicar recomendaciones en 20 días hábiles.
- Evidencia de entrega del concepto al trabajador.
- Controles de acceso y confidencialidad de la información.
- Eliminación de pruebas discriminatorias en paquetes de ingreso.
- Programa técnicamente justificado para pruebas de alcohol o sustancias.
- Procedimiento de examen de egreso.
- Programa de pausas activas y promoción de la salud.
- Registros de seguimiento y mejora dentro del SG-SST.
Errores frecuentes que deben evitarse
Mantener formatos basados en la normativa anterior
Los procedimientos diseñados únicamente con base en la Resolución 2346 de 2007 pueden omitir el retorno laboral, el seguimiento, los nuevos plazos y las medidas antidiscriminatorias.
Comprar paquetes de exámenes genéricos
Las pruebas deben responder a los riesgos del cargo. Incluir exámenes sin pertinencia técnica puede aumentar costos, afectar derechos y exponer a la empresa a contingencias.
Entregar diagnósticos a Talento Humano
La empresa necesita conocer restricciones y recomendaciones funcionales, no la información clínica completa del trabajador.
No controlar el plazo de 20 días
Recibir el concepto no completa la obligación. Deben implementarse y documentarse las medidas correspondientes.
Confundir post-incapacidad con retorno laboral
La primera responde a una ausencia médica; la segunda, a una ausencia prolongada por causas no médicas.
No revisar al prestador
La empresa debe verificar que las evaluaciones sean realizadas por médicos autorizados y con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo.
¿Cómo puede ayudarte Amézquita?
Amézquita puede acompañar a las empresas en el componente jurídico, documental y preventivo de la Resolución 1843 de 2025 mediante su servicio de derecho laboral para empresas.
El acompañamiento puede incluir:
- Diagnóstico de brechas normativas.
- Actualización de políticas y procedimientos.
- Revisión de contratos con prestadores.
- Análisis de riesgos de discriminación.
- Protocolos de retorno y post-incapacidad.
- Gestión jurídica de restricciones y reubicaciones.
- Revisión de confidencialidad y protección de datos.
- Preparación ante requerimientos del Ministerio del Trabajo.
También puede articularse con el servicio de implementación y auditoría del SG-SST para actualizar matrices, procedimientos, evidencias y controles internos. Las evaluaciones clínicas deben ser realizadas por los prestadores y profesionales de medicina ocupacional habilitados; el alcance de Amézquita se concentra en la asesoría legal y la gestión del sistema.
Para revisar el nivel de preparación de su empresa, puede agendar una reunión con el equipo de Amézquita.
Autora:
Natalia Madero
Gerente Comercial
Preguntas frecuentes sobre la Resolución 1843 de 2025
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¿La Resolución 1843 de 2025 ya es obligatoria?
Sí. El periodo de transición de seis meses terminó en noviembre de 2025. En 2026, los empleadores deben tener ajustados sus procedimientos, contratos con prestadores, profesiogramas y rutas de seguimiento.
- Ejemplo: una empresa no debería continuar aplicando únicamente los procedimientos definidos bajo la Resolución 2346 de 2007.
- Recomendación: revise que la matriz legal y los documentos del SG-SST identifiquen expresamente la Resolución 1843 de 2025.
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¿Cuándo debe realizarse una evaluación post-incapacidad?
Debe realizarse después de una incapacidad médica igual o superior a 30 días calendario. También puede requerirse antes cuando la condición de salud, los riesgos del cargo o el criterio médico así lo justifiquen.
- Ejemplo: un trabajador que regresa después de una cirugía y 35 días de incapacidad debe ser evaluado antes de retomar plenamente sus funciones.
- Recomendación: establezca una alerta entre Talento Humano y SG-SST cuando una incapacidad se acerque a los 30 días.
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¿Cuándo aplica la evaluación médica por retorno laboral?
Aplica cuando el trabajador estuvo ausente durante 90 días calendario o más por causas no médicas, como una licencia no remunerada o una suspensión prolongada.
- Ejemplo: una persona que regresa después de cuatro meses de licencia no remunerada debe pasar por una evaluación de retorno.
- Recomendación: no confunda esta evaluación con la post-incapacidad, porque responden a causas de ausencia diferentes.
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¿Quién debe pagar las evaluaciones médicas ocupacionales?
El empleador debe asumir el costo de las evaluaciones y de las pruebas complementarias requeridas según el cargo. Cuando se necesite un traslado intermunicipal para una evaluación periódica, también debe cubrir los gastos aplicables de desplazamiento y manutención.
- Ejemplo: el costo del examen periódico de un trabajador ubicado en un municipio sin prestador disponible no debe descontarse de su salario.
- Recomendación: incluya estos costos en el presupuesto anual del SG-SST y en el contrato con el proveedor.
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¿Se pueden exigir pruebas de embarazo, VIH o VDRL?
No pueden exigirse como requisitos generales de ingreso o permanencia. La prueba de embarazo requiere consentimiento y una justificación basada en riesgos reales o potenciales del cargo. La prueba de VIH solo contempla excepciones muy limitadas relacionadas con riesgos para el trabajador o terceros. La serología VDRL no debe solicitarse como requisito laboral.
- Ejemplo: no es válido incluir estas pruebas automáticamente en todos los paquetes de exámenes de preingreso.
- Recomendación: revise con la IPS cada prueba incluida y conserve su justificación técnica dentro del SG-SST.
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¿Qué información médica puede recibir el empleador?
El empleador puede recibir el concepto médico ocupacional con la aptitud, restricciones y recomendaciones relacionadas con el trabajo. No debe recibir diagnósticos, resultados clínicos detallados ni la historia clínica completa.
- Ejemplo: el concepto puede indicar que deben limitarse determinadas cargas, pero no tiene que revelar la enfermedad que originó la restricción.
- Recomendación: limite el acceso al concepto al personal que necesita gestionar las medidas laborales y de SG-SST.
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¿Qué debe hacer la empresa con una restricción médica?
Debe evaluar e implementar las recomendaciones, restricciones o adaptaciones dentro de los 20 días hábiles siguientes y conservar evidencia de las acciones realizadas.
- Ejemplo: si el concepto limita el levantamiento de peso, la empresa debe ajustar temporalmente las tareas y documentar la medida.
- Recomendación: asigne responsables y fechas de seguimiento a cada concepto recibido.
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¿Cuándo conviene revisar el cumplimiento de la Resolución 1843?
La revisión es recomendable cuando la empresa mantiene formatos anteriores, no tiene rutas de retorno laboral, recibe conceptos sin hacer seguimiento o desconoce si su prestador actual cumple los requisitos vigentes.
- Ejemplo: un diagnóstico puede identificar que los profesiogramas no corresponden a la matriz de peligros o que no existe trazabilidad sobre las restricciones.
- Recomendación: realice la revisión antes de una auditoría, una inspección o la renovación del contrato con la IPS.
Amézquita puede apoyar este proceso mediante su servicio de asesoría en derecho laboral y la revisión documental del SG-SST.
