1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Identificación del Responsable del Tratamiento
• Razón Social: Amézquita & Cía. S.A.S.
• Domicilio Social: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección: Calle 37 No 24 – 28
• PBX: 2087500
• E-mail: tratamientodedatos@amezquita.com.co
http://amezquita.com.co/politica/
1.2. Marco jurídico
• Constitución Política de Colombia. Art. 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012
• Decreto Reglamentario Parcial No 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Decreto 090 de 2018
• Sentencia C – 748 del 2011 de la Corte Constitucional
1.3. Consideraciones generales
Amézquita & Cía. S.A.S., es una sociedad colombiana de contadores públicos prestadora de servicios profesionales de auditoría, consultoría, interventoría, asesorías relacionadas con la ciencia contable, aseguramiento de la información, impuestos, legales y de tecnología de la información.
Amézquita & Cía. S.A.S. es una empresa que tiene plena conciencia de la privacidad emanada de los Datos Personales y se encuentra comprometida en salvaguardar dicho
derecho. Protegerá la información de carácter privado y confidencial que es obtenida dentro del giro ordinario de sus negocios en desarrollo de su objeto social.
La presente Política recoge los lineamientos legales, normativos y jurisprudenciales del ordenamiento jurídico colombiano señalados en el Marco Jurídico y tiene como fin la protección de la información que le ha sido confiada, siendo la intención la de recolectar exclusivamente aquella que le ha sido suministrada voluntariamente por los accionistas, empleados, ex empleados, clientes, contratistas, proveedores, visitantes, entre otros.
Amézquita & Cía. S.A.S. puede recolectar datos personales, entre otros medios, a través de cualquiera de los siguientes canales:
a. Recepción y registro de visitantes del edificio sede de la Compañía
b. Procesos de selección de personal
c. Gestión de personal
d. Clientes y proveedores
e. Canales electrónicos
Es de advertir que, al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a Amézquita & Cía. S.A.S., el Titular del Dato Personal acepta que dicha información va a ser utilizada según lo señalado en la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, para las actividades o propósitos aquí previstos. En el evento en que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la legislación colombiana o deberá contar con la autorización expresa del Titular, las cuales se relacionan en la Sección “
1.7. Excepciones” de la presente Política.
Las reglas de esta Política aplican al tratamiento de cualquier información de carácter personal sobre la cual Amézquita & Cía. S.A.S. tenga posesión y control, ya sea en sus aplicativos de Tecnología Informática (TI) o almacenada en bases de datos, archivos físicos o en cualquier otro sistema manual o electrónico.
1.4. Definiciones
Para facilitar la comprensión de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, se trascriben las siguientes definiciones:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del Dato Personal para llevar a cabo el Tratamiento.
b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual
se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicadas, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.
d. Cliente: Persona natural o jurídica a la cual Amézquita & Cía. S.A.S. le presta servicios profesionales, dentro del giro ordinario de sus negocios en virtud de una relación comercial/profesional preexistente.
e. Consulta: Solicitud del Titular del Dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en Bases de Datos o archivos.
f. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. El Dato Personal se clasifica en:
i) Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida
sexual y los datos biométricos (huella dactilares, entre otros).
ii) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva
iii) Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ej. Documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio, libros del comerciante.
iv) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Empleado: Persona natural que presta sus servicios personales a Amézquita & Cía. S.A.S. en virtud de una relación o contrato de trabajo.
h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por
cuenta del Responsable del Tratamiento.
i. Exempleado: Persona natural que prestó servicios personales a Amézquita & Cía. S.A.S. en virtud de una relación o contrato de trabajo terminado.
j. Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a Amézquita & Cía. S.A.S. en virtud de una relación comercial preexistente.
k. Reclamo: Solicitud del Titular del Dato o la persona autorizada por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales.
l. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos.
m. Titular del Dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
n. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
o. Visitante: Toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de Amézquita & Cía. S.A.S. y que no tenga la calidad de empleado.
1.5. Tratamiento de Datos Sensibles Amézquita & Cía. S.A.S. advertirá al Titular del Dato Sensible que tiene el derecho a decidir si suministra o no la información relacionada con sus Datos Sensibles. Si el Titular considera que es necesario proveer este tipo de datos, se requiere que los mismos sean remitidos adjuntando la debida autorización, y así permitirle a Amézquita & Cía. S.A.S. su Tratamiento para los propósitos legítimos del negocio y los fines que se establecen en la presente Política.
Amézquita & Cía. S.A.S. no obtendrá información catalogada por la ley como Dato Sensible, salvo en los siguientes casos:
a. Cuando los Titulares den su autorización de manera explícita a dicho Tratamiento al momento de la recolección de los datos, salvo que se presenten uno de los eventos en los cuales la ley señala que la autorización no sea requerida (Ver Sección 1.7 Excepción).
b. Cuando el Tratamiento de los Datos sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. Cuando el Tratamiento se refiera a Datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los Titulares.
1.6. Autorización del Titular Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de los Datos Personales Amézquita & Cía. S.A.S. requerirá de la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
1.7. Excepciones a la Autorización Previa y Expresa del Titular Amézquita & Cía. S.A.S., de conformidad con la ley, podrá proceder al Tratamiento de los Datos Personales sin que se requiera autorización expresa, previa e informada del Titular cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública, conforme con la definición que la ley trae de esta expresión.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social, en ningún caso Amézquita & Cía. S.A.S. suministrará, distribuirá, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y en general realizará actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.
1.8. Principios Fundamentales
Para dar cumplimiento al marco jurídico aplicable debido tratamiento de datos personales, Amézquita & Cía. S.A.S. ha acogido los siguientes principios fundamentales para el desarrollo, interpretación y aplicación de su Política de Protección del Tratamiento de los Datos Personales.
a. Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, Amézquita & Cía. S.A.S. recolecta únicamente los Datos Personales entregados voluntariamente por los Titulares, contando para ello con su autorización previa, expresa e informada. Amézquita & Cía. S.A.S. proscribe cualquier medio engañoso o fraudulento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los Datos Personales obtenidos.
Amézquita & Cía. S.A.S. informará de manera previa y expresa, clara y suficiente la finalidad de la recolección de los Datos Personales. Para el efecto Amézquita & Cía. adopta, entre otros, los siguientes instrumentos: Formato Autorización empleados, Formato autorización proveedores y contratistas, Formato control de visitantes y Formato de quejas y reclamos.
b. Principio de Finalidad: Amézquita & Cía. S.A.S. podrá recolectar, utilizar y compartir los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento y serán utilizados únicamente para los propósitos para los cuales ha obtenido la autorización. Por lo tanto, hará todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales a lo estrictamente necesario, cumpliendo con las siguientes condiciones:
i. Que sea adecuado;
ii. Pertinente, y
iii. Acorde con las finalidades para las cuales fueron previstos. Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de cualquier autoridad administrativa o judicial competente. Los Datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades se procederá a la supresión de los Datos.
c. Principio de no discriminación: Queda proscrita la realización de cualquier acto discriminatorio por causa o con ocasión de la información recaudada en sus Bases de Datos.
d. Principio de reparación: Amézquita & Cía. responderá por los perjuicios que cause a los Titulares por las eventuales fallas en el Tratamiento de los Datos Personales.
e. Principio de veracidad o calidad: Para Amézquita & Cía. S.A.S. la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Amézquita & Cía. S.A.S. proscribe su responsabilidad en el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error y adoptará las medidas necesarias y razonables para asegurar que la información que reposa en sus bases de datos sea precisa y suficiente y, cuando así lo solicite el Titular o cuando Amézquita & Cía. S.A.S. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
f. Principio de seguridad: Amézquita & Cía. S.A.S. protegerá la información personal con medidas de seguridad apropiadas a la sensibilidad de la información. Cada persona vinculada a Amézquita & Cía. S.A.S. deberá cumplir con las medidas técnicas, humanas y administrativas que la compañía establezca para garantizar la protección de los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g. Principio de Trasparencia: Amézquita & Cía. S.A.S. será trasparente respecto de los procesos que utiliza para manejar la información de los Datos Personales. Amézquita & Cía. S.A.S. garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, la información relacionada con la existencia de los Datos que le conciernen.
h. Principio de acceso restringido: Amézquita & Cía. S.A.S. solo permitirá el acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:
i. Al Titular del Dato.
ii. A las personas autorizadas por el Titular del Dato.
iii. A las personas públicas (administrativas o judiciales) que, por mandato legal, en ejercicio de sus funciones u orden judicial, sean o estén autorizadas para conocer la información del Titular del Dato Personal.
En los casos de las entidades públicas o administrativas o por orden judicial, se procederá de la siguiente manera, atendiendo las orientaciones de la Corte Constitucional:
• La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el Dato Personal y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
• Con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir con los deberes y obligaciones que impone la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que la complementan, adicionan o modifican como Responsable del Tratamiento. Los Datos Personales, salvo que la información sea pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido únicamente a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
i. Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de cualquier tipo que se encuentren en Bases de Datos en Amézquita & Cía. S.A.S. que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
j. Responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales. En cumplimiento de lo dispuesto por el Art. 26 del Decreto 1377 de 2013, los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este decreto, en una manera que sea proporcional a lo siguiente:
i. La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente.
ii. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento.
iii. 3. El tipo de Tratamiento
iv. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre
los derechos de los titulares.
Con el fin de proteger la información personal se designa a la Gerencia Jurídica
como responsable de coordinar con las áreas responsables del cumplimiento de la
ley.
Amézquita & Cía. S.A.S. divulgará entre sus empleados y contratistas las Políticas de privacidad de la información por ella adoptadas y su rol en la protección de la información personal. Las dudas sobre el uso y aplicación de las políticas podrán ser resueltas a través del correo: tratamientodedatos@amezquita.com.co
2. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES POR PARTE DE AMÉZQUITA & CÍA S.A.S.
Amézquita & Cía. S.A.S. tratará de manera leal y lícita los datos personales que recolecte para los siguientes fines:
2.1. En relación con los administradores y socios Tratamiento: Recolección, almacenamiento, circulación, uso, supresión. Finalidad: Contar con información suficiente y actualizada para remitirles comunicaciones, convocar, poner en conocimiento y en general utilizarla como instrumento para mantener informada a la alta dirección y administración de los asuntos relevantes de la sociedad.
2.2. En relación con los visitantes Tratamiento: Recolección, almacenamiento, circulación, uso, supresión. Finalidad: Mantener un control del personal que ingresa a las instalaciones de la empresa para la seguridad de todos los funcionarios. La base de datos también se conforma para contar con información que permita contactar a familiares y/o responsables de los visitantes en caso de accidente u otras situaciones que así lo ameriten.
2.3. En relación con trabajadores activos e inactivos: Tratamiento: Recolección, almacenamiento, circulación, uso, supresión. Para trabajadores activos: Para el manejo de bases de datos internas de la Firma, como son: pago de nómina, afiliaciones y pagos de seguridad social, medios magnéticos, terminación de las relaciones laborales, realización de programas de salud ocupacional y seguridad industrial, registro de celebraciones sociales y actividades de bienestar, evaluaciones de desempeño, información en medios de comunicación corporativa, índices laborales, datos demográficos, presentación de propuestas, eventos y presentaciones, actividades gremiales y publicaciones y emisión de certificaciones solicitadas por el titular de los datos, entre otros.
2.4. En relación con trabajadores inactivos:
a. Amézquita & Cía. S.A.S. almacenará indefinidamente todos los datos personales suministrados y recolectados del trabajador una vez haya finalizado la relación
2.5. En relación con los aspirantes o candidatos Tratamiento: Recolección, almacenamiento, circulación, uso, supresión. Amézquita & Cía. S.A.S. podrá recolectar información de aspirantes que se presenten a los procesos de selección. Adicionalmente, podrá almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten a éstos y utilizarla en futuros procesos de selección de personal. En consecuencia, se entiende que quien someta a consideración de Amézquita & Cía. S.A.S. su hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza su consulta, verificación, análisis y uso para los siguientes fines: la consulta, verificación, análisis y uso de los datos para participar en los procesos de reclutamiento y selección de personal; elaborar y analizar estadísticas internas de gestión humana; corroborar la información suministrada; participar en evaluaciones para identificar aptitudes necesarias para el cargo requerido; cumplir lo dispuesto en las normas laborales; establecer comunicación y contacto con el Titular.
2.6. En relación con los clientes Tratamiento: Recolección, almacenamiento, uso, supresión. Amézquita & Cía. S.A.S. podrá recolectar información de los titulares vinculados jurídicamente a sus clientes, para los siguientes fines:
a. La prestación de los servicios relacionados con el objeto social de la organización;
b. El cumplimiento de normas de calidad;
c. La verificación de la viabilidad jurídica, financiera y comercial;
d. La realización de actividades de mercadeo, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, ofrecimiento de productos y servicios;
e. La transferencia de la información requerida por la red PKF International;
f. La consulta de bases de datos de organismos de nacionales e internacionales.
g. La gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR);
h. La fidelización de clientes;
i. Llevar un histórico de relaciones comerciales. En el evento de que Amézquita & Cía. S.A.S. actúe como encargado del tratamiento de los datos suministrados por el cliente, la Firma dará cumplimiento a la política que para estos efectos haya adoptado el RESPONSABLE
2.7. Información de contratistas o proveedores con quienes se tengan relaciones comerciales Amézquita & Cía. S.A.S. llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus contratistas o proveedores de servicios o de personas con quienes tenga una relación comercial, con el fin de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la relación correspondiente. De Igual manera, con el fin de verificar la existencia de conflictos de interés, asuntos relacionados con la independencia profesional, así como la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación.
2.8. Otros fines Amézquita & Cía. S.A.S. podrá tratar también los Datos Personales para los siguientes fines:
a. Adelantar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios prestados por Amézquita & Cía. S.A.S.
b. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y a cualquier tercero con el cual Amézquita & Cía. S.A.S. posea un vínculo contractual de cualquier índole.
c. Dar a conocer, trasmitir o transferir Datos Personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo jurídico lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
d. Conocer la información del Titular del Dato que repose en Centrales de información crediticia como, CIFIN, DATACREDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y proveniente de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y sus normas reglamentarias o modificatorias.
e. Acceder y consultar la información del Titular del Dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública (entre otros ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, unidades administrativas especiales, Fiscalía, juzgados, tribunales y altas cortes), ya sea nacional o extranjera.
2.9. Video vigilancia Amézquita & Cía. S.A.S. utiliza diversos medios de video-vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. Amézquita & Cía. S.A.S. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video-vigilancia. La información recolectada por Amézquita & Cía. S.A.S. mediante video-vigilancia se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la Compañía.
Esta información al no contar con ningún programa informático de identificación e individualización personal, no constituye fuente de recolección datos personales de quienes allí figuran. En todo caso, esta información podrá ser entregada a las autoridades competentes para el cumplimiento de sus funciones legales. Los datos:
a. Recolectados directamente en el punto de seguridad (recepción);
b. Tomados de los documentos que suministren las personas al personal de seguridad (recepción); y c. Obtenidos de las videograbaciones que se realicen dentro o fuera de las instalaciones de Amézquita & Cía. S.A.S. 3. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES Amézquita & Cía. S.A.S. a través de las personas designadas para el efecto está obligada a respetar y garantizar a los Titulares de los Datos Personales los siguientes Derechos: a. Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identidad de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los Datos del Titular del Dato. El ejercicio de este derecho se podrá llevar a cabo, entre otros casos, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Obtener copia de la autorización, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado sobre el uso que Amézquita & Cía. S.A.S. le ha dado a los Datos Personales.
d. Formular las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la Ley y en la presente Política.
e. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
f. Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato personal, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya determinado que en el tratamiento dado por parte de Amézquita & Cía. S.A.S. se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 o a la Constitución Política. El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato personal, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivos del Responsable o Encargado.
g. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La información solicitada por el Titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:
a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Amézquita & Cía. S.A.S.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
e. Los derechos de los niños, las niñas o adolescentes serán ejercidos por las Personas que estén facultados para representarlos.
4. DEBERES DE AMÉZQUITA & CÍA. S.A.S.
Amézquita & Cía. S.A.S. cuando obre como responsable del tratamiento de datos personales, está obligada a cumplir los deberes impuestos por la Ley 1581 de 2012 en
materia de Tratamiento de datos Personales. A su vez, los funcionarios de Amézquita & Cía. S.A.S. que cumplan un rol en el tratamiento de datos personales deben obrar de tal forma que se cumplan las siguientes obligaciones:
4.1. Deberes respecto del Titular del Dato
a. Solicitar y conservar la respectiva autorización otorgada por el Titular.
b. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección
y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
c. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de sus derechos, es decir, conocer, actualizar, rectificar, suprimir, los Datos Personales recolectados.
d. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.
4.2. Deberes respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos personales
a. Observar los principios calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos personales establecidos de esta Política.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Actualizar la información cuando sea necesario.
d. Rectificar los Datos Personales cuando a ello haya lugar.
4.3. Deberes de Amézquita & Cía. cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado
a. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los datos personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de trasmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de trasmisión de Datos Personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
b. Garantizar que la información que se suministra al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobada y comprensible.
c. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
d. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
e. Exigir al Encargado del Tratamiento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
f. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el Tratamiento respectivo.
4.4. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
a. Informarles las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existencia riesgos en la administración de la información de los Titulares.
b. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
c. Mantener actualizada en el RNBD la información de los reclamos presentados por los Titulares en los plazos y términos establecidos por la SIC.
4.5. Deberes cuando obra como Encargado del Tratamiento de Datos Personales Si Amézquita & Cía. S.A.S. realiza el Tratamiento de Datos Personales en calidad de Encargado del Tratamiento), deberá cumplir con:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos.
d. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
f. Registrar en la base de datos la leyenda “Reclamo en trámite” en la forma en que se establezca en la presente Política.
g. Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente sobre la existencia del proceso judicial relacionado con la calidad del Dato Personal.
h. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
k. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. DE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Los funcionarios de Amézquita & Cía. S.A.S. obligados a cumplir esta Política deberán obtener del Titular de los datos, autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos, en los cuales no se vincule la información a una persona específica y los datos relacionados con el Registro Civil de las personas
5.1. Instrucciones para obtener la autorización Antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b. El carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre Datos Sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
c. Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8º de la Ley 1581 de 2012 y que se encuentran descritos en el Sección 3 de esta Política.
d. La dirección física o electrónica y teléfono de Amézquita & Cía. S.A.S. a los cuales dirigirse para ejercer sus derechos.
Se debe dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos. Se obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca. Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento las personas descritas en la Sección 3 de esta Política.
5.2. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles Cuando se trate de la recolección de datos Sensibles se cumplirá con los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser explícita.
b. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha autorización.
c. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son Sensibles y la finalidad del mismo.
5.3. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes Amézquita & Cía. S.A.S. en el Tratamiento de Datos Personales asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Amézquita & Cía. S.A.S. no realizará ningún tipo de tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo que se trate de aquellos que sean de naturaleza pública.
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se deberá cumplir estrictamente con los siguientes requisitos:
a. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes. El representante de los niños, niñas y adolescentes deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los niños, niñas y adolescentes para entender el asunto
b. Se debe informar que es facultativo responder a las preguntas sobre Datos de los niños, niñas y adolescentes.
c. El Tratamiento debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de manera previa y explícita al Titular, cuáles de los Datos que serán objeto de tratamiento son Sensibles y la finalidad de los mismos.
5.4. Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales Los funcionarios de Amézquita & Cía. S.A.S. obligados a cumplir esta Política, deb enidentificar los Datos Sensibles de los niños, niñas y adolescentes que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:
a. Implementar responsabilidades reforzadas en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y
deberes.
b. Incrementar los niveles de seguridad de esa información.
c. Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de Amézquita & Cía. S.A.S. y de terceros.
d. Tener siempre presente los requisitos legales y los de esta política para su recolección.
6. TRASFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Cuando se envíen o trasfieran datos a otros países será necesario contar con la autorización del Titular de la información que es objeto de trasferencia. Salvo que la ley
disponga lo contrario, es prerrequisito la obtención de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de Datos. En este sentido, antes de enviar Datos Personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasmitir sus Datos Personales.
Transmisiones nacionales e internacionales a encargados ubicados dentro o fuera del territorio nacional.
Cuando Amézquita & Cía. S.A.S. envié o trasmita datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia deberá, mediante
cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de Datos Personales, entre otros aspectos, pactar lo siguiente:
a. Los alcances del Tratamiento.
b. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de Amézquita & Cía. S.A.S.
c. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del Dato y Amézquita & Cía. S.A.S.
d. La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política.
e. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la
presente Política.
f. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los Datos.
g. Personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos trasmitidos
7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS El presente procedimiento tiene la finalidad de que el Titular de los Datos Personales ejerza sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar sus datos personales contenidos en las bases de datos de Amézquita & Cía. S.A.S. Todas las consultas y reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por Amézquita & Cía. S.A.S., quien adoptara los mecanismos de prueba de la radicación y tramite de los mismos, los cuales se encuentra establecidos en el Manual de Procedimientos de Protección de Datos Personales, que hace parte de la presente política. La Gerencia Jurídica es el área encargada de cumplir la función de protección de datos y de tramitar las solicitudes de los titulares de los mismos.
7.1. Pautas para la atención de consultas y reclamos Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposan en las Bases de Datos de Amézquita & Cía. S.A.S. se canalizarán a través de los medios que ella tiene para el efecto, los cuales se encuentran establecidos en el Manual de Procedimientos de Protección de Datos Personales. En todo caso, se dejará evidencia de:
a. Fecha de recibo de la solicitud.
b. Identificación del solicitante. Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrará los Datos Personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá ser superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.2. Reclamos Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar o suprimir datos o elevar queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta Política. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a Amézquita & Cía. S.A.S. y deberá contener la siguiente información: a. Nombre e identificación del Titular del Dato o la persona legitimada. b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo. c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite. d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Trascurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La Gerencia Jurídica de Amézquita & Cía. S.A.S. asumirá la función de Protección de Datos Personales y dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y demás normas que la complementen o adicionen. La función del Oficial de Protección es la de velar por el cumplimiento de la presente Política y sus procedimientos en el ámbito de la empresa.
Puede ser contactado a través de los siguientes medios:
• Dirección Física: Calle 37 No. 24 – 28
• Teléfono: 2087500
• Página Web: www.amezquita.com.co
• Email: tratamientodedatos@amezquita.com.co
9. DISPOSICIONES FINALES
9.1. Obligatoriedad
Estas Políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos y cada uno de los empleados de Amézquita & Cía. S.A.S., los contratistas y terceros que actúen en nombre de Amézquita & Cía. S.A.S.
Todos los empleados de Amézquita & Cía. S.A.S. deben observar y respetar estrictamente estas Políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Amézquita & Cía. S.A.S. se obliguen a cumplir con estas Políticas.
El incumplimiento de las Políticas es fuente de sanciones de carácter laboral o de responsabilidad contractual según sea el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de
responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los Titulares de los Datos o a Amézquita & Cía. S.A.S. por el incumplimiento de éstas o el indebido
tratamiento de los Datos Personales.
Esta Política es de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre el Tratamiento de Datos Personales y cualquiera otra disposición vigente emitida por el estamento competente dentro de la organización de Amézquita & Cía. S.A.S.
9.2. Registro Nacional de Bases de Datos
Amézquita & Cía. S.A.S. se reserva, en los eventos contemplados en la ley, en sus Estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus Bases de Datos como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos; todo lo anterior en consonancia con sus derechos y actividades propias del giro ordinario de sus negocios.
Amézquita & Cía. S.A.S., ha procedido de acuerdo con las disposiciones vigentes y la reglamentación que para tal fin ha expedido el Gobierno Nacional a realizar el registro de sus Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las Bases de Datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para los ciudadanos de acuerdo con la normatividad que para el efecto ha expedido el Gobierno Nacional.
9.3. Vigencia de la presente Política
Las disposiciones de la presente Política empezarán a regir el día siguiente de su expedición por parte de la Gerencia General de Amézquita & Cía. S.A.S. en cumplimiento
de lo ordenado en el literal K) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la reglamenten.
La presente Política de Protección de Datos Personales – Habeas Data se expide en Bogotá D. E. a los 28 días del mes de febrero de 2017 Fecha de Actualización: 15 de febrero de 2022.