A continuación presentamos el resumen normativo del mes de marzo de 2023, con las principales fuentes jurídicas publicadas por las autoridades colombianas:
En Amézquita queremos apoyarlos en la solución de problemas. Por ello, estamos en constante actualización sobre las diversas fuentes jurídicas de interés para sus empresas.
Se retienen las utilidades en un embargo sobre las acciones para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.
No está suspendida la causal de disolución de hipótesis de negocio en marcha.
No se puede solicitar el RUT actualizado.
Las empresas que se forman como resultado de una escisión se constituyen oficialmente con la inscripción en el registro de mercantil.
Para respetar los principios de independencia y confidencialidad el contador público debe tomar medidas.
Visitas para verificar el manejo de la factura electrónica por parte de la DIAN.
Facultades jurisdiccionales y administrativas de la Superintendencia de Sociedades.
La rendición de cuentas de fin de ejercicio las aprueba el máximo órgano social.
Superfinanciera define las instrucciones para el uso de códigos QR.
El auditor interno puede ejercer otro cargo en la misma compañía.
Embargos sobre las acciones
Superintendencia de Sociedades. Concepto 220-056946. Marzo 14 de 2023
En este concepto de la Supersocieades, se menciona que el embargo de las acciones de una empresa en una demanda mercantil implica la retención de las utilidades que la empresa genere, como una forma de garantizar el pago de la deuda reclamada. El embargo de acciones es una medida cautelar que se puede tomar en procesos judiciales para asegurar el pago de una deuda o el cumplimiento de una obligación. Esto significa que, si una un accionista es embargado en el marco de un proceso judicial, el accionista de la misma no podrá disponer de las utilidades que la empresa genere mientras dure el embargo, ya que estas se retendrán como parte de la garantía para el pago de la deuda. Es importante destacar que esta medida afecta únicamente a los accionistas de la empresa embargada y no a los terceros que no tienen relación con el proceso judicial. Además de esto, el embargo y secuestro de las acciones, no genera que el accionista pierda sus derechos políticos, entonces, conservan el derecho de participar en las reuniones de la asamblea general de accionista o junta de socios, deliberar y votar en estas. Por último, la inscripción del embargado queda perfeccionada con la inscripción en el libro de accionistas.
La Supersociedades en este concepto, explica que con los decretos 560 y 772 del 2020, cuando se decretó el estado de emergencia en consecuencia del covid-19, se suspendieron la causal de disolución por el no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha. Sin embargo, en la reforma tributaria no se consagran nuevos elementos que pudieran variar la posición sobre el término de suspensión de esta causal de disolución. Lo que lleva a la conclusión, que esta no se encuentra suspendida, la prórroga se estableció hasta el 31 de diciembre de 2023. Este concepto, de igual manera enfatiza que, la vigencia de los decretos 560 y 772 del 2020 no ampliaron el término de suspensión de la causal, es decir, esta suspensión opera únicamente por el término inicialmente establecido por estos decretos.
No se encuentra suspendida la hipótesis de negocio en marcha
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) de Colombia emitió una Circular Externa 01 del 2023 en la que reitera que las organizaciones no deben solicitar el Registro Único Tributario (RUT) actualizado, ya que este documento es permanente. Solo debe actualizarse cuando haya cambios en los datos registrados originalmente, como cambios en ubicación, actividades, responsabilidades, representantes, socios, miembros de la junta directiva, contador o revisor fiscal. El RUT se puede descargar en cualquier momento y la fecha de descarga es la que se utiliza para verificar su vigencia. La Dian enfatiza que los cambios deben reportarse dentro del mes siguiente y que los datos del RUT son los únicos que utilizará para las comunicaciones oficiales, a menos que se indique lo contrario para fines procesales.
Esto significa que las nuevas empresas beneficiarias no tendrán que presentar información financiera si aún no se han constituido legalmente. Es importante tener en cuenta estos requisitos para evitar retrasos en el proceso de constitución de empresas a través de escisiones y garantizar que las nuevas empresas se constituyan adecuadamente y cumplan con todas las regulaciones establecidas.
La Superintendencia de Sociedades ha dado a conocer algunos detalles importantes sobre la constitución de empresas a través de procesos de escisión. Según la entidad, cuando una empresa se divide y se crean nuevas sociedades beneficiarias, es necesario inscribir la escritura pública de la reforma en el registro mercantil para que estas nuevas compañías se constituyan legalmente. Es importante destacar que cualquier empresa, independientemente de lo reciente de su creación, puede participar en una escisión como beneficiaria. Sin embargo, al momento de solicitar la autorización correspondiente, la empresa beneficiaria debe presentar sus estados financieros de apertura para ser evaluada por la Superintendencia. En casos donde se requiera autorización para protocolizar una escisión y constituir nuevas sociedades, pero estas últimas aún no existen, la Superintendencia solo exige la presentación de los estados financieros de la empresa escíndante para otorgar la autorización correspondiente.
Esto significa que las nuevas empresas beneficiarias no tendrán que presentar información financiera si aún no se han constituido legalmente. Es importante tener en cuenta estos requisitos para evitar retrasos en el proceso de constitución de empresas a través de escisiones y garantizar que las nuevas empresas se constituyan adecuadamente y cumplan con todas las regulaciones establecidas.
Constitución de una sociedad cuando surge de una escisión
Superintendencia de Sociedades. Concepto 220-049031. Marzo 2 de 2023 19 de 2022
Medidas para respetar la independencia y confidencialidad del contador público
Consejo Técnico de la Contaduría Púbica – Concepto 030 . Enero 25 de 2023.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ha recordado la importancia de la confidencialidad en la profesión contable. Debido a que los contadores tienen acceso a información confidencial de sus clientes o empleadores, se deben tomar medidas adecuadas para evitar revelaciones no autorizadas. La Ley 43 de 1990 establece que las evidencias del trabajo de un contador son documentos privados que sólo pueden ser conocidos por terceros previa autorización del cliente y del mismo contador, o en los casos previstos por la ley. El Código de Ética para Profesionales de la Contabilidad indica que la confidencialidad se refiere al respeto de la información obtenida en relaciones profesionales y empresariales, lo que implica no revelarla a terceros sin autorización adecuada y específica, salvo que exista un derecho o deber legal o profesional de hacerlo. Además, se debe evitar el uso de la información en beneficio propio o de terceros.
El artículo 214 del Código de Comercio establece claramente la obligación del revisor fiscal de guardar completa reserva profesional sobre todo lo que conozca en ejercicio de su cargo, estableciendo la forma y casos en que se puede revelar información conocida en razón del cargo ejercido. En resumen, es crucial que los contadores públicos respeten la confidencialidad y tomen medidas adecuadas para garantizar que la información privada de sus clientes y empleadores no se revele sin autorización
A través de este concepto la Superintendencia de Sociedades recuerda sus facultades administrativas y jurisdiccionales. En principio, esta superintendencia es un organismo técnico que se encarga de ejercer funciones administrativas de inspección, vigilancia y control sobre las sociedades mercantiles en Colombia. Esta función administrativa, le permite solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad que no esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. De igual manera, en la función de vigilancia se faculta a la Superintendencia para verificar la formación, funcionamiento y que el desarrollo de su objeto social se ajuste a la ley y a los estatutos de cada una. Por otro lado, tiene facultades jurisdiccionales que le permiten conocer de procesos de insolvencia, conflictos societarios relacionados con el cumplimiento de acuerdos de accionistas, impugnación de actas de asambleas, juntas directivas, juntas de socios entre otros. Asimismo, tiene competencias en la intervención de actividades de captación no autorizada de recursos del público. Por ende, un accionante puede presentar su demanda por los motivos expuestos anteriormente antes la jurisdicción ordinaria o ante la Superintendencia de Sociedades como un juez especializado en materia societaria.
Facultades de la Superintendencia de Sociedades
Aprobación de rendición de cuentas
La Superintendencia de Sociedades explicó mediante este concepto, que es función del máximo órgano social aprobar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores, de igual manera, deben disponer de las utilidades de acuerdo con los estatutos y las leyes, esto en concordancia con los numerales 2 y 3 del artículo 187 del Código de Comercio. Asimismo, la Superintendencia indica que no necesariamente la aprobación de estos documentos de la rendición de cuentan de fin de ejercicio se debe hacer de manera conjunta, pues, es decisión del máximo órgano social disponer si desea hacerlo en conjunto o no. Ahora bien, es fundamental que primero se aprueben los estados financieros, debido a que de esto se puede aprobar el proyecto de distribución de utilidades. De acuerdo con el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995, se establece que los administradores tienen la obligación de presentar al máximo órgano social, los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio y el proyecto de distribución de utilidades repartibles, para que estos mismos decidan si su aprobación o improbación.
La Superintendencia Financiera expidió la Circular Externa 005 de 2023, donde establece nuevas instrucciones a sus entidades vigiladas para el uso de códigos QR. Esta superintendencia, obliga a las entidades a establecer los últimos estándares internacionales, el cual es conocido como EMV (Europay MasterCard VISA). Esto se da después que, estos códigos QR han sido acogidos en el país permitiendo realizar transacciones de manera más rápida, automática y segura, además que promueve el acceso a servicios financieros y contribuye a la inclusión financiera, de esta manera lo establece la Superfinanciera. Ahora bien, si se trata de operaciones se debe adoptar de manera obligatoria los estándares de EMV, en el caso contrario las entidades pueden escoger si adoptan o no el estándar. Las entidades que tangan implementados estándares diferentes al mencionado tienen un plazo de máximo dos años contados a partir de la circular. Por último, tienen que remitir un plan de migración a la Superfinanciera a más tardar el 1 de enero del 2024.
Instrucciones para transacciones con Código QR
No hay inhabilidad para el auditor interno para ejercer otro cargo
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, menciona que las inhabilidades e incompatibilidades de los contadores públicos están expuestos de manera taxativas en la Ley 43 de 1990 y en los códigos de ética que deben tener en cuenta estos profesionales. De esta manera, no hay ninguna inhabilidad expresa para que un auditor interno de una compañía no pueda pasar a ejecutar otro cargo dentro de la misma compañía. Sin embargo, es importante que el contador público identifique si hay algún hecho o circunstancia que pueda vulnerar los principios fundamentales o la independencia que debe tener. En caso tal que se identifiquen estas circunstancias, las mismas deben ser eliminadas o reducidas a un nivel aceptable.