El registro de contratos de importación de tecnología ante la DIAN sigue siendo una obligación aplicable cuando el contrato implica transferencia de tecnología desde el exterior, licencias, know-how, asistencia técnica, servicios técnicos o regalías, y su fundamento se relaciona con normas de derecho comunitario andino, sin que ello implique necesariamente una vulneración de la cláusula de no discriminación prevista en los Convenios para Evitar la Doble Imposición. En esta edición de Amézquita Tax Trends también revisamos cuándo el uso de medios tecnológicos no convierte un contrato de servicios en importación de tecnología, los límites del debido proceso en sanciones por no enviar información, la devolución de retenciones de ICA improcedentes o practicadas en exceso en Bogotá, la corrección de declaraciones de IVA para generar pagos en exceso y la devolución del impuesto de delineación urbana cuando existe construcción parcial.
Resumen de las novedades analizadas
En este artículo se abordan seis asuntos tributarios y procedimentales relevantes para empresas, contribuyentes, áreas contables, equipos legales y responsables de cumplimiento:
- Registro de contratos de importación de tecnología ante la DIAN: se analiza por qué esta obligación tiene fundamento supranacional en la Decisión 291 de la Comunidad Andina y cómo se relaciona con pagos al exterior, deducibilidad y CDI.
- Uso de medios tecnológicos en contratos de servicios: se precisa que no todo contrato ejecutado mediante plataformas, software o herramientas digitales constituye importación de tecnología.
- Sanción por no enviar información: se revisa la importancia del debido proceso, la notificación válida, la oportunidad de defensa y la proporcionalidad antes de imponer sanciones.
- Devolución de retenciones de ICA improcedentes o en exceso en Bogotá: se explica cuándo el sujeto retenido puede solicitar devolución y qué soportes debe conservar.
- Corrección de declaraciones de IVA: se resume el procedimiento para corregir declaraciones cuando existen errores que generan pagos en exceso o saldos a favor.
- Devolución del impuesto de delineación urbana: se aborda la procedencia de la devolución cuando la obra ejecutada es inferior al área inicialmente autorizada.
Registro de contratos de importación de tecnología ante la DIAN
La obligación de registrar los contratos de importación de tecnología ante la DIAN es una obligación supranacional de derecho comunitario andino y no contraviene, en principio, la cláusula de no discriminación prevista en los Convenios para Evitar la Doble Imposición.
En el contexto de los pagos al exterior por concepto de servicios técnicos, asistencia técnica y regalías, surge de manera recurrente la inquietud sobre la legalidad del requisito exigido por la DIAN de registrar previamente estos contratos cuando implican importación de tecnología. Algunas posturas han argumentado que esta exigencia podría vulnerar la cláusula de no discriminación prevista en los CDI suscritos por Colombia.
No obstante, tanto la jurisprudencia del Consejo de Estado como la doctrina de la DIAN han reiterado que esta obligación tiene fundamento en normas del derecho comunitario andino y que opera como una medida general de control, no como una medida discriminatoria basada en la nacionalidad o residencia del proveedor extranjero.
Obligación de registro ante la DIAN
Todo contrato que implique transferencia de tecnología desde el exterior, como licencias, know-how, asistencia técnica, servicios técnicos, ingeniería básica, patentes, marcas o regalías, debe ser evaluado para determinar si está sujeto al registro ante la DIAN.
El registro funciona como un mecanismo de control fiscal, aduanero y cambiario. Además, puede incidir en la deducibilidad del gasto en el impuesto sobre la renta y en la correcta aplicación de retenciones o beneficios asociados a los Convenios para Evitar la Doble Imposición.
En términos prácticos, no basta con revisar el título del contrato. Lo relevante es analizar su contenido, las obligaciones del proveedor extranjero, la existencia de transferencia de conocimientos técnicos, la cesión o licencia de derechos, la asistencia técnica especializada y la naturaleza del pago al exterior.
Normatividad supranacional aplicable
La Decisión 291 de la Comunidad Andina establece el régimen común de tratamiento a los capitales extranjeros y sobre marcas, patentes, licencias y regalías. Esta norma hace parte del marco comunitario andino y sirve de fundamento para que los países miembros adopten controles sobre los flujos transfronterizos de tecnología.
Colombia, como país miembro de la Comunidad Andina, debe aplicar esta regulación en armonía con su normativa interna. Por eso, el registro de contratos de importación de tecnología no debe entenderse únicamente como una exigencia local de la DIAN, sino como una obligación conectada con un régimen comunitario aplicable a los países andinos.
Compatibilidad con los CDI
Según la jurisprudencia del Consejo de Estado, la obligación de registrar contratos de importación de tecnología no contraviene por sí misma la cláusula de no discriminación de los Convenios para Evitar la Doble Imposición. El registro se entiende como una medida de control general y no como una restricción discriminatoria contra proveedores extranjeros.
La discusión suele aparecer cuando el contribuyente pretende deducir pagos al exterior asociados a contratos de importación de tecnología, patentes, marcas, asistencia técnica o regalías. En estos casos, la falta de registro puede generar cuestionamientos frente a la procedencia de la deducción o frente a la aplicación de tratamientos preferenciales.
Doctrina de la DIAN
La DIAN ha reiterado la obligatoriedad del registro de contratos y su relación con la deducibilidad del gasto y la aplicación de retenciones preferenciales cuando existen pagos al exterior. También ha definido procedimientos, documentos soporte y mecanismos electrónicos para adelantar el trámite.
En la práctica, el contribuyente debe revisar si el contrato debe registrarse, si el registro debe realizarse antes del pago o dentro del término aplicable, qué documentos deben aportarse y si la información del Formulario 020 coincide con los soportes contractuales.
Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de esta obligación puede generar contingencias como:
- Pérdida o discusión de la deducibilidad del gasto en renta.
- Cuestionamientos sobre la aplicación de beneficios previstos en CDI.
- Rechazo de costos o gastos asociados a pagos al exterior.
- Riesgos en procesos de fiscalización tributaria.
- Requerimientos adicionales de la DIAN sobre la naturaleza del contrato y sus soportes.
Por eso, las compañías deben revisar oportunamente los contratos celebrados con partes extranjeras y determinar si involucran importación de tecnología. Esta revisión es especialmente importante cuando existen pagos por regalías, licencias, asistencia técnica, servicios técnicos especializados o know-how.
Para operaciones con proveedores del exterior, puede ser recomendable contar con acompañamiento en asesoría y consultoría tributaria antes de ejecutar pagos o tomar deducciones asociadas a estos contratos.
El uso de medios tecnológicos no convierte un contrato de servicios en importación de tecnología
La utilización de medios tecnológicos en un contrato de servicios no lo convierte automáticamente en un contrato de importación de tecnología.
En los procesos de fiscalización tributaria es común que se cuestione si un contrato de prestación de servicios celebrado con una entidad extranjera, y que involucra el uso de herramientas o medios tecnológicos, debe registrarse como contrato de importación de tecnología ante la DIAN.
Esta inquietud puede presentarse, por ejemplo, en contratos ejecutados mediante plataformas digitales, software, interfaces virtuales, sistemas de acceso remoto, herramientas colaborativas o medios electrónicos. Sin embargo, tanto la jurisprudencia del Consejo de Estado como la doctrina de la DIAN han precisado que el simple uso de tecnología en la ejecución de un contrato no implica, por sí solo, transferencia de tecnología.
Naturaleza del servicio frente a transferencia de tecnología
Lo determinante no es si el servicio se presta por medios tecnológicos, sino si en el contrato existe transferencia de conocimientos técnicos, know-how, licencias, patentes, marcas, asistencia técnica especializada, ingeniería básica, servicios técnicos que importen tecnología o regalías.
Por ejemplo, un contrato de consultoría, soporte remoto, servicio administrativo, capacitación en línea o acompañamiento operativo puede ejecutarse mediante herramientas digitales sin que exista transferencia de tecnología en los términos de la Decisión 291 de la Comunidad Andina.
En cambio, si el proveedor extranjero entrega conocimientos técnicos protegidos, licencia tecnología, transfiere know-how o concede derechos de uso sobre intangibles tecnológicos, el contrato podría requerir un análisis más profundo para determinar si procede el registro.
No todo servicio virtual es un contrato tecnológico
No todo servicio virtual, digital o remoto constituye un contrato de importación de tecnología. La existencia de plataformas o herramientas tecnológicas como medio de ejecución no basta para configurar la obligación de registro.
La diferencia es relevante porque registrar indebidamente un contrato puede generar cargas administrativas innecesarias, mientras que omitir el registro cuando sí existe importación de tecnología puede generar contingencias fiscales.
Por eso, el análisis debe centrarse en el objeto contractual, las obligaciones del proveedor, la naturaleza del pago, los derechos concedidos y la existencia o no de transferencia de conocimientos técnicos.
Recomendación para análisis previo
Antes de registrar cualquier contrato como tecnológico ante la DIAN, es necesario evaluar si se cumplen los requisitos definidos en la Decisión 291 de la Comunidad Andina y en la normativa interna aplicable.
La compañía debe revisar si hay cesión de derechos, licencia de uso, transferencia de know-how, asistencia técnica especializada, servicios técnicos con contenido tecnológico o regalías. Esta revisión permite evitar tanto omisiones como registros innecesarios.
Debido proceso en sanciones por no enviar información
En el marco de los procesos administrativos sancionatorios que adelanta la DIAN y las entidades territoriales, se ha identificado una práctica recurrente: imponer sanciones por no enviar información sin agotar adecuadamente el derecho de defensa del contribuyente.
Esta situación ha sido analizada por la jurisprudencia del Consejo de Estado, que ha reiterado que sancionar sin garantizar el ejercicio pleno del debido proceso puede constituir una actuación nula y contraria al orden constitucional y legal.
El artículo 651 del Estatuto Tributario regula la sanción por no enviar información, enviarla con errores o enviarla de forma extemporánea. Sin embargo, su aplicación debe respetar las garantías propias del debido proceso administrativo, tales como notificación válida, oportunidad real de respuesta y derecho de contradicción.
Notificación adecuada y oportunidad de defensa
Antes de imponer cualquier sanción, la administración debe comprobar que el contribuyente fue debidamente notificado del requerimiento de información y que tuvo una oportunidad real y razonable para entregar la información o justificar el incumplimiento.
Si el contribuyente no fue notificado correctamente, o si no tuvo posibilidad efectiva de defenderse, la sanción puede ser discutida por vulneración del debido proceso.
Posibilidad de corregir o atender el requerimiento
El artículo 651 del Estatuto Tributario contempla reglas relacionadas con la conducta sancionable y su graduación. Si el contribuyente atiende el requerimiento antes de la notificación del acto sancionatorio, debe revisarse si procede la imposición de la sanción o si la actuación del contribuyente incide en su improcedencia o reducción.
En estos casos es indispensable conservar evidencia de la entrega de información, los radicados, las respuestas enviadas, las pruebas de notificación y cualquier comunicación con la autoridad tributaria.
Principios de gradualidad y proporcionalidad
Las autoridades tributarias no deberían aplicar sanciones máximas de manera automática. La imposición de sanciones debe atender criterios de gradualidad, proporcionalidad, conducta del contribuyente, oportunidad de corrección, daño causado y base legal aplicable.
Una sanción mal motivada o impuesta sin individualización adecuada puede ser objeto de discusión administrativa o judicial.
Recomendación para contribuyentes
Los contribuyentes deben verificar cuidadosamente las notificaciones recibidas, revisar términos de respuesta, responder oportunamente los requerimientos y conservar soportes de envío. Si existen dudas sobre la validez de la notificación o sobre el alcance de la información solicitada, es recomendable solicitar aclaración o dejar constancia formal.
Una adecuada gestión de requerimientos permite reducir riesgos sancionatorios y fortalecer el cumplimiento tributario de la compañía.
Devolución de retenciones de ICA improcedentes o practicadas en exceso en Bogotá
En el marco del impuesto de industria y comercio, ICA, aplicable en Bogotá, los agentes retenedores deben practicar retenciones únicamente cuando procedan de acuerdo con las normas distritales vigentes.
Sin embargo, es frecuente que se presenten retenciones improcedentes o practicadas en exceso al sujeto retenido. Esto puede generar saldos a favor injustificados, afectar la liquidez de la empresa o producir diferencias entre lo retenido, lo declarado y lo efectivamente debido.
Frente a esta situación, la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá cuenta con mecanismos para solicitar la devolución o compensación de pagos en exceso y pagos de lo no debido.
¿Quién puede solicitar la devolución?
El sujeto retenido puede solicitar la devolución directamente cuando se verifique que la retención fue improcedente o que fue practicada por encima de la tarifa legal aplicable.
Para que la solicitud sea viable, la situación debe ser demostrable mediante soportes contables, certificaciones, pagos, declaraciones y conciliaciones. La empresa debe identificar con claridad el valor retenido, el periodo, el agente retenedor, la operación que dio lugar a la retención y la razón por la cual el valor resulta improcedente o excesivo.
Soportes recomendados
Para este tipo de solicitud, es recomendable conservar:
- Certificación del agente retenedor, cuando sea posible.
- Soporte del pago recibido y del monto retenido.
- Conciliación contable del valor efectivamente declarado.
- Copia del RUT actualizado.
- Copia de la declaración de ICA y sus pagos, si aplica.
- Documentos que soporten la improcedencia o exceso de la retención.
- Cruces contables entre ingresos, retenciones sufridas y declaraciones presentadas.
Plazo y trámite
El plazo para solicitar devoluciones debe revisarse conforme al régimen aplicable en Bogotá y las normas procedimentales correspondientes. En la práctica, la solicitud se realiza ante la Secretaría Distrital de Hacienda, a través de los canales oficiales dispuestos para devoluciones o compensaciones de pagos en exceso y pagos de lo no debido.
El contenido base señala como referencia el término de dos años del artículo 863 del Estatuto Tributario Nacional aplicado de forma supletoria. No obstante, para publicación y trámite real, conviene verificar el término vigente y el procedimiento específico en la Secretaría Distrital de Hacienda antes de radicar la solicitud.
Importancia de la conciliación mensual de ICA
Para prevenir retenciones improcedentes o en exceso, las empresas deberían realizar conciliaciones periódicas entre ingresos reportados, certificados de retención, declaraciones de ICA, facturación y pagos recibidos.
Esta revisión permite detectar oportunamente diferencias, solicitar ajustes al agente retenedor o preparar una solicitud de devolución dentro del término aplicable.
Cuando existan saldos a favor, pagos en exceso o retenciones improcedentes, Amézquita puede apoyar la revisión técnica de una solicitud de saldos a favor.
Corrección de declaraciones de IVA y generación de pago en exceso
En el desarrollo de la actividad tributaria, es común que los contribuyentes del impuesto sobre las ventas, IVA, identifiquen errores en declaraciones ya presentadas. Estos errores pueden originarse en valores declarados en exceso, omisiones, duplicidad de ingresos, ajustes posteriores en la contabilidad o cruces incorrectos de saldos a favor.
Cuando de esos errores se deriva un mayor valor pagado frente al realmente debido, la normativa colombiana permite corregir las declaraciones y, si procede, solicitar la devolución o compensación del pago en exceso.
Identificación del error
Antes de iniciar cualquier procedimiento, el contribuyente debe analizar y documentar el error en la declaración. Esto puede incluir duplicidad de ingresos, errores de digitación, facturas anuladas, ajustes posteriores, pagos mal imputados, IVA descontable no considerado o saldos a favor cruzados incorrectamente.
La documentación del error es clave porque será la base para justificar la corrección y la eventual solicitud de devolución o compensación.
Corrección de la declaración
Conforme al artículo 588 del Estatuto Tributario, el contribuyente puede corregir voluntariamente sus declaraciones en los casos y términos previstos por la norma.
Si la corrección disminuye el valor a pagar o aumenta el saldo a favor, debe revisarse el procedimiento aplicable, los términos, la obligación de explicar el error y los efectos sobre intereses, sanciones o saldos posteriores.
Cuando la corrección genera un saldo a favor o evidencia un pago en exceso, se abre la posibilidad de solicitar devolución o compensación, siempre que se cumplan los requisitos formales y probatorios.
Solicitud de devolución o compensación
El artículo 850 del Estatuto Tributario establece que los contribuyentes o responsables que liquiden saldos a favor en sus declaraciones tributarias pueden solicitar su devolución. También contempla la devolución oportuna de pagos en exceso o de lo no debido, según corresponda.
La solicitud se realiza ante la DIAN mediante los procedimientos y formularios aplicables. En el contenido base se identifica el Formulario 010 como instrumento asociado a solicitudes de devolución o compensación.
Entre los soportes recomendados se encuentran:
- Certificación del pago.
- Copia de la declaración corregida.
- Explicación clara del error.
- Soportes contables.
- Soportes bancarios.
- Estado de cuenta DIAN.
- Conciliación del saldo a favor o pago en exceso.
Plazo para solicitar la devolución
El contenido base señala que el término para solicitar la devolución de un pago en exceso es de dos años contados desde la fecha del pago. También debe revisarse el artículo 854 del Estatuto Tributario cuando se trate de devoluciones de saldos a favor originados en declaraciones.
En la práctica, antes de radicar una solicitud, se debe validar si el caso corresponde a saldo a favor, pago en exceso o pago de lo no debido, porque el término y los soportes pueden variar según la naturaleza de la solicitud.
Alternativa de compensación
En lugar de solicitar devolución en dinero, el contribuyente puede solicitar la compensación del pago en exceso con otras obligaciones tributarias a cargo, siempre que cumpla los requisitos establecidos por la DIAN.
Esta alternativa puede ser útil cuando la empresa tiene obligaciones próximas a vencer o cuando busca optimizar la gestión de caja tributaria.
Recomendaciones
- Conservar todos los soportes contables y bancarios del error.
- Verificar el estado de cuenta en el portal de la DIAN antes de radicar solicitudes.
- Revisar cuidadosamente los efectos acumulados si se presenta más de una corrección.
- Diferenciar entre saldo a favor, pago en exceso y pago de lo no debido.
- Documentar la explicación técnica y contable de la corrección.
- Validar términos antes de presentar la solicitud.
Corregir declaraciones de IVA es un procedimiento viable y necesario cuando existen errores que afectan el correcto cumplimiento tributario. La ley colombiana permite corregir y recuperar pagos en exceso, siempre que se cumplan los requisitos formales y se actúe dentro de los plazos establecidos.
Devolución del impuesto de delineación urbana por construcción parcial
El impuesto de delineación urbana es una contribución que deben pagar constructores, urbanizadores y propietarios que ejecutan obras nuevas o ampliaciones de edificaciones en municipios o distritos del país.
Este impuesto suele liquidarse con base en el área de construcción aprobada en la licencia urbanística y, en muchos casos, se paga antes del inicio de la obra o como requisito asociado al trámite de licencia.
Sin embargo, en la práctica pueden presentarse pagos en exceso cuando el área efectivamente construida es inferior a la autorizada. Esto puede ocurrir por decisiones técnicas, económicas, cambios en el proyecto, renuncia parcial a áreas autorizadas o suspensión parcial de la construcción.
En estos casos, los contribuyentes pueden evaluar la procedencia de una solicitud de devolución del impuesto de delineación urbana, sustentando que el hecho generador se configuró parcialmente y que, por tanto, se causó un pago en exceso.
Verificación del área construida
El contribuyente debe comparar el área aprobada en la licencia de construcción con la certificación final de obra ejecutada, expedida por el curador urbano o la entidad competente.
Si el área efectivamente construida es inferior al área inicialmente autorizada, puede existir una base para analizar la devolución del valor pagado en exceso.
Solicitud de devolución por pago en exceso
Conforme a las reglas generales de devoluciones y pagos en exceso, y a las normas aplicables en cada municipio o distrito, procede evaluar la devolución cuando se demuestre que el contribuyente pagó un valor superior al realmente causado.
Para ello es indispensable revisar la normativa territorial aplicable, los requisitos del municipio o distrito correspondiente, la naturaleza del pago, el momento de causación y la documentación técnica que pruebe la ejecución parcial de la obra.
Documentación requerida
Para presentar la solicitud ante la autoridad tributaria territorial correspondiente, puede ser necesario aportar:
- Copia del recibo de pago del impuesto de delineación.
- Copia de la licencia urbanística aprobada.
- Certificación final del área construida.
- Memoria justificativa del pago en exceso.
- Copia del RUT actualizado del solicitante.
- Soportes técnicos y contables del proyecto.
- Documentos de renuncia parcial, modificación o suspensión de obra, si existen.
Término para solicitar la devolución
El contenido base señala que el plazo para solicitar la devolución es de dos años a partir de la fecha del pago indebido o en exceso, conforme al artículo 854 del Estatuto Tributario Nacional.
No obstante, como se trata de un tributo territorial, es necesario revisar el régimen aplicable en el municipio o distrito correspondiente y validar si existe una regla especial sobre términos, trámite o documentación.
Pronunciamientos judiciales recientes
El contenido base hace referencia a una Sentencia No. 26752 de 2024 sobre delineación urbana y pago en exceso. Para publicación final, se recomienda validar el radicado exacto en el sistema SAMAI del Consejo de Estado antes de enlazar una providencia específica.
En todo caso, la línea de análisis señalada en el contenido base es relevante: si la obra ejecutada es menor a la proyectada inicialmente y el impuesto se pagó sobre un área que finalmente no fue construida, puede existir fundamento para solicitar devolución por pago en exceso, siempre que se demuestre técnicamente la construcción parcial.
Recomendaciones
- Conservar el expediente completo del proyecto.
- Mantener certificaciones técnicas emitidas por la curaduría o autoridad competente.
- Evaluar cada proyecto al finalizar la obra para determinar si el impuesto se causó de forma proporcional.
- Validar el término aplicable para solicitar devolución.
- Preparar una memoria técnica y tributaria del pago en exceso.
- Solicitar asesoría jurídica y tributaria antes de radicar la devolución.
La devolución del impuesto de delineación urbana puede ser procedente cuando se demuestra que la construcción fue parcial y que, por ende, el tributo se pagó en exceso. Este derecho debe ejercerse dentro de los plazos legales y con documentación técnica y tributaria suficiente.
Recomendaciones generales para empresas
Las novedades analizadas en este artículo tienen un punto común: todas exigen trazabilidad documental, revisión técnica y una lectura cuidadosa de la naturaleza jurídica y tributaria de cada operación.
Las empresas deberían revisar sus contratos con proveedores extranjeros, identificar si existe transferencia real de tecnología, documentar los pagos al exterior, atender oportunamente requerimientos de información, controlar las retenciones de ICA sufridas, conciliar declaraciones de IVA y evaluar pagos en exceso en tributos territoriales.
También es recomendable que las áreas contables, tributarias, legales, de comercio exterior y financieras trabajen de forma coordinada, especialmente cuando existen pagos internacionales, procesos de fiscalización, saldos a favor, devoluciones o tributos territoriales.
Fuentes consultadas
- Decisión 291 – Régimen Común de Tratamiento a los Capitales Extranjeros y sobre Marcas, Patentes, Licencias y Regalías
- DIAN – Resolución 008742 del 18 de octubre de 2023
- DIAN – Registro de contratos de importación de tecnología
- Consejo de Estado – portal institucional
- Consejo de Estado – SAMAI
- Estatuto Tributario – artículo 588, corrección de declaraciones tributarias
- Estatuto Tributario – artículo 651, sanción por no enviar información
- Estatuto Tributario – artículo 850, devolución de saldos a favor
- Estatuto Tributario – artículo 854, término para solicitar devolución de saldos a favor
- Constitución Política de Colombia – artículo 29, debido proceso
- DIAN – Oficio 1816 de 2018
- Secretaría Distrital de Hacienda – devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo no debido
- Acuerdo 756 de 2019 – Bogotá
- Decreto Distrital 807 de 1993
- Secretaría Distrital de Hacienda – Impuesto de Industria y Comercio, ICA
- Secretaría Distrital de Hacienda – Impuesto de Delineación Urbana
- DIAN – Formularios
